Obieg dokumentów jest w każdej firmie, niezależnie od branży bardzo istotną kwestią. Nie unikną go także np. salony kosmetyczne. Zarządzanie dokumentami i danymi z pozoru może wydawać się skomplikowane, ale tak naprawdę, kiedy już pozna i zrozumie się zasady, nie jest to aż takie trudne. O czym przede wszystkim warto wiedzieć?

RODO przede wszystkim

Salony kosmetyczne również są zobowiązane do postępowania zgodnie z RODO. Oznacza to, że konieczne jest odpowiednie chronienie danych osobowych. Nie mogą do nich mieć dostępu niepowołane osoby.

obieg-dokumentów

Ponadto salon może wykorzystywać te dane tylko w zakresie swojej działalności, czyli do umawiania wizyt, zapisywania zabiegów itp. Klient musi mieć możliwość wglądu do swoich danych, ich modyfikacji oraz usunięcia z systemu. Ochrona danych obejmuje także dane pracowników oraz kontrahentów.

KONIECZNIE PRZECZYTAJ
Czym się kierować wybierając lampę wiszącą dla dzieci?

Tradycyjne czy elektroniczne zarządzanie dokumentacją?

Które zarządzanie dokumentami jest lepsze, tradycyjne czy elektroniczne? Każda wersja ma swoje wady i zalety. W przypadku tradycyjnego magazynowania dokumentów konieczne jest ich odpowiednie przechowywanie, bowiem łatwo mogą wpaść w niepowołane ręce. Meble biurowe powinny mieć dodatkowe zabezpieczenia, a oprócz tego wszystkie dokumenty powinny mieć swoje kopie.

Z kolei elektroniczny obieg dokumentów wymaga odpowiedniego przeszkolenia informatycznego, a także dobrych zabezpieczeń, ale jest o wiele bardziej przejrzysty i występuje mniejsze ryzyko pogubienia czegoś.

Istnieje wiele specjalnych programów informatycznych przeznaczonych do zarządzania dokumentami i ich archiwizacji. Niwelują one wszelkie rodzaju pomyłki w dokumentacji, a także pozwalają zaoszczędzić czas.

Za pomocą tych programów można nie tylko archiwizować dokumenty, ale i tworzyć grafiki, harmonogramy, raporty. Przydatne są one także w przypadku zamówień, wypłat itp. Oczywiście elektroniczny obieg dokumentów również wymaga tworzenia kopii zapasowych.

KONIECZNIE PRZECZYTAJ
Sposób na muszki owocówki - 8 zabójczych taktyk [PORADNIK LATA]

OCR faktur

Szczególnie ważną kwestią w zarządzaniu dokumentami jest OCR faktur, inaczej Invoice Optical Character Recognition. Co to takiego? Otóż jest to narzędzie, które służy do odczytywania tekstu z zeskanowanych obrazów, dokumentów.

System potrafi rozpoznać również tabele i wszelkie graficzne elementy. Odczytywanie tekstu jest niezależne od czcionki. Jest to niezwykle przydatne, bowiem dzięki temu można przenosić treści do różnych aplikacji itp.

Oczywiście, aby móc zarządzać dokumentami i danymi, konieczne jest uzyskanie zgody właściciela danych na ich przetwarzanie. Jeśli jednak klient salonu kosmetycznego nie wyraża na to zgody, nie może korzystać z usług danego salonu.

Zarządzanie dokumentami wbrew pozorom nie jest trudne, koniecznie trzeba jednak przejść odpowiednie szkolenie oraz zapoznać się z zasadami.

1 Udostępnień
(Brak głosów)
Loading...
Redakcja Kobieco.pl
Portal KOBIECO.PL to nowoczesne spojrzenie na kobiecy świat. Portal kieruje swoje treści dla kobiet. Poruszamy następujące tematy z życia kobiet: Życie, Inspiracje, Moda, Zdrowie, Uroda, Fit, Fitness, Podróże i Finanse.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.