Obieg dokumentów jest w każdej firmie, niezależnie od branży bardzo istotną kwestią. Nie unikną go także np. salony kosmetyczne.
Zarządzanie dokumentami i danymi z pozoru może wydawać się skomplikowane, ale tak naprawdę, kiedy już pozna i zrozumie się zasady, nie jest to aż takie trudne. O czym przede wszystkim warto wiedzieć?
RODO przede wszystkim
Spis treści
Salony kosmetyczne również są zobowiązane do postępowania zgodnie z RODO. Oznacza to, że konieczne jest odpowiednie chronienie danych osobowych. Nie mogą do nich mieć dostępu niepowołane osoby.
Ponadto salon może wykorzystywać te dane tylko w zakresie swojej działalności, czyli do umawiania wizyt, zapisywania zabiegów itp. Klient musi mieć możliwość wglądu do swoich danych, ich modyfikacji oraz usunięcia z systemu. Ochrona danych obejmuje także dane pracowników oraz kontrahentów.
Tradycyjne czy elektroniczne zarządzanie dokumentacją?
Które zarządzanie dokumentami jest lepsze, tradycyjne czy elektroniczne? Każda wersja ma swoje wady i zalety. W przypadku tradycyjnego magazynowania dokumentów konieczne jest ich odpowiednie przechowywanie, bowiem łatwo mogą wpaść w niepowołane ręce. Meble biurowe powinny mieć dodatkowe zabezpieczenia, a oprócz tego wszystkie dokumenty powinny mieć swoje kopie.
Z kolei elektroniczny obieg dokumentów wymaga odpowiedniego przeszkolenia informatycznego, a także dobrych zabezpieczeń, ale jest o wiele bardziej przejrzysty i występuje mniejsze ryzyko pogubienia czegoś.
Istnieje wiele specjalnych programów informatycznych przeznaczonych do zarządzania dokumentami i ich archiwizacji. Niwelują one wszelkie rodzaju pomyłki w dokumentacji, a także pozwalają zaoszczędzić czas.
Za pomocą tych programów można nie tylko archiwizować dokumenty, ale i tworzyć grafiki, harmonogramy, raporty. Przydatne są one także w przypadku zamówień, wypłat itp. Oczywiście elektroniczny obieg dokumentów również wymaga tworzenia kopii zapasowych.
OCR faktur
Szczególnie ważną kwestią w zarządzaniu dokumentami jest OCR faktur, inaczej Invoice Optical Character Recognition. Co to takiego? Otóż jest to narzędzie, które służy do odczytywania tekstu z zeskanowanych obrazów, dokumentów.
System potrafi rozpoznać również tabele i wszelkie graficzne elementy. Odczytywanie tekstu jest niezależne od czcionki. Jest to niezwykle przydatne, bowiem dzięki temu można przenosić treści do różnych aplikacji itp.
Oczywiście, aby móc zarządzać dokumentami i danymi, konieczne jest uzyskanie zgody właściciela danych na ich przetwarzanie. Jeśli jednak klient salonu kosmetycznego nie wyraża na to zgody, nie może korzystać z usług danego salonu.
Zarządzanie dokumentami wbrew pozorom nie jest trudne, koniecznie trzeba jednak przejść odpowiednie szkolenie oraz zapoznać się z zasadami.
Wybrane specjalnie dla Ciebie:
